Time Management: waarom je dit beter NU niet leest

In bijna al mijn coaching trajecten, ongeacht de initiële vraagstelling of problematiek, komt Time Management meestal ter sprake.

Men werkt te lang, te kort, te intensief, te verstrooid, te verspreid en ga zo maar door.

Kortom, het element tijd bepaalt voor een stuk hoe men een werksituatie ervaart en dikwijls ondergaat.

 

Vraagje: Hoeveel maal per dag word je in je werk afgeleid?

Met andere woorden, hoeveel maal per werkdag onderbreek je een activiteit waar je mee bezig bent?                                                          

Van heel belangrijke zaken tot een kleine adempauze, de kans is groot dat je niet eens beseft hoeveel maal je afgeleid, gestoord, onderbroken wordt.

Uit een studie van Dr. Gloria Mark, professor aan de University of California, blijkt dat wij gemiddeld alle … drie minuten door iets afgeleid of gestoord worden.

U leest het goed, alle drie minuten, en dit de hele dag.

Toegegeven, meestal neemt dit maar luttele minuten of seconden in beslag, maar de som van deze beetjes is best wel indrukwekkend.

 

Volgens diezelfde studie

- worden wij gemiddeld vier maal per uur afgeleid door iets wat we min of meer

  belangrijk vinden.

- hebben we gemiddeld 23 minuten per onderbreking nodig om terug de focus te

  verleggen op wat we in feite aan het doen waren.

- voegen we in die bewuste 23 minuten twee extra taken toe aan onze to-do lijst.

 

Reken zelf uit, 4 onderbrekingen per uur die je elk 23 minuten kosten, geeft dus per uur... een extra uur. 

De workload verdubbelt en je voegt er nog eens 8 taken per uur aan toe. Geen prettig vooruitzicht.

 

Waar word je door afgeleid?

 

We zijn geneigd de buitenwereld met de vinger te wijzen. E-mails, berichten, telefoontjes, collega's die binnenstormen...

Ergens wel correct, maar niet helemaal.

Email is inderdaad de grootste killer (23% van de tijd) maar, en nu wordt het interessant, je bent zelf verantwoordelijk voor 44% van deze  afleidingen.

In 44% van de gevallen beslis je heel autonoom en vrijwillig iets anders te doen, ongeacht of de vorige taak nu afgewerkt was of niet.

Het goede nieuws is dat het afgebroken werk in vier op de vijf gevallen nog diezelfde dag hervat wordt.

Het slechte is dan weer dat 20% naar de volgende dag verschoven wordt, elke dag opnieuw.`

 

De oplossing ligt meestal - je wil het goed maken - in harder en langer werken, dit ten koste van je persoonlijk leven en van de kwaliteit van je werk.

Hetzelfde volume aan werk spenderen in minder tijd, en dan nog eens constant afgeleid worden, verhoogt stress, frustratie en vergt meer inspanning. Het maakt je werk dus harder en zeker minder efficiënt.

 

Wat kun je hier aan doen?

 

Beslissen niet meer afgeleid te worden lijkt evident maar zal niet werken. Men vindt je wel, waar je ook bent.

Je deur sluiten en je e-mailverkeer tijdelijk op 'off' zetten zal wel helpen, maar het probleem niet helemaal oplossen.

Vergeet niet, je bent zélf verantwoordelijk voor ongeveer de helft van deze 'storingen'

 

Een eerste stap is het in kaart brengen met waar je mee bezig bent.

Probeer eens gedurende een hele dag je activiteiten te noteren en je zal snel ontdekken waar de grote tijdrovers liggen en hoeveel tijd je wel verliest door onmiddellijk te willen reageren op alle soorten afleidingen.

 

Hierbij vier tips die ik zelf hanteer

 

1. Start je dag met een actieplan, wat wil je vandaag gedaan krijgen?

    Je dagactiviteiten in kaart brengen, nog voor je dag begonnen is, zal een goede kijk

    geven op wat echt belangrijk is en moet afgewerkt worden.

 

2. Geef prioriteit aan de meest belangrijke en/of vervelende zaken, begin je dag

    daarmee.

    Weten waar je nu tijd moet aan besteden en wat je opzij mag schuiven, zal je uren

    werk besparen. De prioriteiten matrix van Eisenhower kan je hierin helpen

 

3. Zet de melk niet te dicht bij de kat en zorg ervoor dat je alleen handmatig mails en

    berichten van alle aard kan raadplegen. Zet alle mogelijke geluiden en iconen op

    'Off'. Die kleine bip of het icoon dat je vertelt hoeveel berichten of mails je krijgt, is

    bijna onmogelijk te negeren.

 

4. Plan minstens 2 maal per dag voor de buitenwereld een 'No Go' zone in. Een uurtje

    waar je niet met externe zaken bezig bent, waar je niet kan afgeleid worden. Geen

    smartphone bekijken, geen mails raadplegen. En guess what?

   

   De wereld kan je wel een uurtje missen, en omgekeerd.

 

 

Tenslotte, mocht je dit stukje dan toch gelezen hebben, mijn oprechte excuses voor die10 minuten leestijd, voor die 23 minuten om terug on track te zijn, voor die 20% zaken die je onvermijdelijk naar morgen zal moeten uitstellen.

Maar, je was  gewaarschuwd :-)

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

© 2017  by Benoit De Witte.